ZVVZ, a.s.

Firma ZVVZ je významným dodavatelem vzduchotechnických a dalších výrobků a zařízení pro ekologii a s nimi souvisejících služeb. Jedná se o společnost s cca 1160 zaměstnanci. Informace o uživateli: www.zvvz.cz

V každé strojírenské výrobní společnosti podobného rozsahu vzniká každoročně obtížně představitelné množství dat a dokumentů nejrůznějšího původu a různé důležitosti.

Tato data a dokumenty obvykle bývají ukládány podle zvyklostí konkrétního oddělení či divize na sdílená serverová úložiště, část z nich zůstává běžně uložena na lokálních discích autorů. Výrobní a projektová dokumentace v papírové formě je pak zakládána léty prověřeným a osvědčeným standardním způsobem do firemního archivu.

Často však vzniká potřeba pracovat s archivními daty, nabídkami či projekty. Při popsaném způsobu práce s elektronickými dokumenty je však obtížné aktuální data sdílet a spolupracovat nad nimi. Rovněž vyhledávání informací v nesourodém a distribuovaném datovém úložišti je velmi obtížné, ne-li přímo nemožné.

Důvody nasazení DMS

Právě potřeba současné komunikace s vysokým počtem uživatelů a společná práce nad jedněmi společnými daty byla jedním z hlavních důvodů, proč se odpovědní pracovníci ZVVZ a.s. začali v roce 2001 ohlížet po řešeních pro správu dokumentů. Dalšími důvody, proč společnost přistoupila k řešení správy dat byla aktuální potřeba vybudování bezpečně zálohovaného elektronického archivu s centralizovanou správou.

Dříve používaný způsob ukládání dat na discích s doprovodnými excelovými sešity popisujícími obsah jednotlivých souborů přestal být dostačující a vedl k mnoha omylům a časovým ztrátám. Z čistě praktických důvodů se hledání systému pro správu dat omezilo na univerzálně použitelné systémy, které poskytují základní funkčnost a umožňují relativně rychlou implementaci.

Na základě prezentací a konzultací vyšel z výběru vítězně tuzemský systém iPROJECT společnosti Arkance Systems, s.r.o. ZVVZ tento systém zakoupila jako ‚site license’ a jeho nasazení bylo naplánováno na jaro 2002.

Postup implementace

Vlastní nasazení iPROJECTu bylo naplánováno ve třech fázích. První fáze představovala pilotní nasazení systému na provizorní “server”, který byl představován výkonnou pracovní stanicí. Účelem této prvotní instalace bylo praktické ověření vhodnosti a definic datových struktur a struktury přístupových práv, které vzešly z četných pracovních předimplementačních schůzek.

Tohoto primárního testování se účastnil jen velmi úzký okruh vybraných pracovníků, kteří spolu s techniky dodavatele a na základě diskusí nakonec vytvořili základní datovou strukturu vhodnou pro reálné nasazení v podniku velikosti a zaměření ZVVZ. Tato struktura částečně postihuje dřívější firemní standardy, částečně vnáší do struktur dokumentů nové pohledy a principy.

Druhá fáze nasazení iPROJECTu představovala zprovoznění systému na reálném serveru a jeho zpřístupnění vybranému širšímu okruhu pracovníků, kteří provedli primární naplnění systému vybranými daty.

Jako server byl použit dvouprocesorový HP ProLiant s operačním systémem Windows 2000 Server. Tento stroj byl doplněný virtuálním diskovým polem MSA1000, které však není dedikováno pouze pro tento účel, ale je využíváno i jinými aplikacemi. Na uvedeném serveru je instalován a běží jak vlastní server iPROJECT spolu s IIS, tak i SQL databáze, kterou iPROJECT využívá.

Data dokumentů jsou pak ukládána na MSA1000. Součástí této fáze implementace bylo kromě přenesení dříve vytvořených datových struktur i finální nastavení přístupových práv a definice uživatelů a administrátorů systému a jednotlivých větví datových struktur. Následovalo primární plnění systému základními daty, zatím bez účasti širší skupiny uživatelů.

Primární naplnění systému alespoň z části živými daty bylo považováno za důležitý krok před zveřejněním pro širší použití v rámci firmy, což byla třetí fáze nasazení iPROJECTu. Díky koncepci iPROJECTu, který jako svou klientskou aplikaci používá Internet Explorer, nebylo nutné provádět na klientských počítačích ve firmě žádné instalace a proto uvedení iPROJECTu do běžného používání uživateli firemní počítačové sítě bylo technicky relativně jednoduché a rychlé.

Větším problémem bylo přimět uživatele k aktivní rutinní práci se systémem, ačkoliv je práce s iPROJECTem jednoduchá a zaškolení uživatele nezabere více než cca 20 minut. Zavedení jednotného systému pro správu dokumentů totiž přineslo mnoha uživatelům poměrně zásadní změnu stylu práce s dokumenty. Nakládání s dokumenty nyní nově dostalo jednotná pevná pravidla, která jsou do určité míry pro uživatele svazující a tím nepříjemná. Všechny operace s dokumenty jsou protokolovány, a tak je každý prohřešek proti pravidlům lehce dohledatelný.

V současné době lze již nasazení iPROJECTu v ZVVZ a.s. považovat za úspěšné a rutinní. Celková doba od počátečního pokusného nasazení do začátku běžného provozu byla cca 4 měsíce. Po této době začalo plnění systému již existujícími a zároveň i nově vznikajícími daty. Tento proces plnění pokračuje dodnes rychlostí několika set dokumentů denně.

Aktuálně iPROJECT v ZVVZ a.s. spravuje zhruba 25000 dokumentů různých datových formátů. Jedná se převážně o dokumenty divize Engineering a dokumentaci projektového a řídícího týmu pro informatiku. Divize Engineering využívá iPROJECT k ukládání a správě kompletní dokumentace k nabídkám a zakázkám. Konkrétně se jedná o technické zprávy, seznamy strojů a zařízení, montážní a provozní předpisy a v neposlední řadě i projektovou dokumentaci v CAD formátu DWG. Dále jsou do iPROJECTu ukládány katalogové listy, podnikové normy a vzory dokumentů.

Data iPROJECTu využívá cca 200 uživatelů, přičemž plánovaný cílový stav je přibližně 350 uživatelů. Jelikož vznikla potřeba komunikovat prostřednictvím iPROJECTu i s uživateli vně vnitřní počítačové sítě ZVVZ, využívá se prozatím k této komunikaci volně dostupný internetový server iPROJECTu na adrese www.iproject.cz.

iPROJECT sice již v základní verzi umožňuje své plné otevření uživatelům z internetu (resp. extranetu), z důvodu zachování zvýšené bezpečnosti vnitřní sítě a dat se ZVVZ rozhodlo tuto funkčnost prozatím nezajistit svými prostředky a použít pro komunikaci s externími pracovníky a partnerskými firmami internetovou verzi systému provozovanou výrobcem.

Technologie a produkty:
iPROJECT document management